Pianificare l’apertura di studi su più sedi

Aprire uno studio è un progetto. Aprirne cinque o dieci in un anno è un programma. Ogni sede ha il proprio edificio, il proprio proprietario, la propria impresa e la propria data di apertura, e ognuna dipende dall’arrivo delle attrezzature al momento giusto. Un ritardo in una sede può ripercuotersi sulla successiva se il piano è troppo serrato, e le attrezzature che arrivano troppo presto devono essere immagazzinate da qualche parte.

Questo articolo illustra un modo pratico per pianificare le attrezzature di un’apertura su più sedi, dalla data di apertura a ritroso fino alla data dell’ordine, e come prevedere abbastanza flessibilità da gestire i ritardi che ogni programma edilizio comporta.

Pianificare ogni sede a ritroso

Per ogni sede, parta dalla data di apertura e proceda a ritroso.

Data di apertura. Il giorno in cui arrivano i clienti.
Formazione del personale e soft opening. Di solito da alcuni giorni a una settimana prima.
Installazione, controlli e finiture. Il tempo per installare, ispezionare e risolvere piccoli problemi.
Consegna. Attrezzature in cantiere quando la sala è pronta.
Produzione. I tempi di consegna delle collezioni ordinate.
Approvazioni. Disegni, colori ed eventuali varianti specifiche della sede approvati.

La data alla fine di questa catena è l’ultima data utile per confermare l’ordine. Se la si manca, la data di apertura è a rischio.

Da Round Fit, la produzione delle attrezzature Pilates richiede di norma da quattro a sei settimane, e quella delle altre collezioni di norma da sei a otto settimane, a seconda del progetto. Questi tempi partono dall’approvazione, quindi la fase di approvazione richiede il proprio margine.

Sapere quando la sala è davvero pronta

Le attrezzature dovrebbero arrivare dopo il completamento della sala, non mentre le maestranze stanno ancora lavorando.

Pavimenti posati e stagionati.
Pareti completate, con i rinforzi in posa per le attrezzature a parete.
Alimentazione e rete per reception, armadietti e schermi installate.
Lavorazioni a umido concluse. Massetti e intonaci nuovi rilasciano umidità mentre asciugano. Il Wood Handbook del Forest Products Laboratory statunitense spiega che il legno assorbe umidità dall’aria circostante e di conseguenza si gonfia, quindi è meglio installare le attrezzature in legno quando la sala si è asciugata fino alle sue condizioni normali.

L’impresa di ogni sede dovrebbe fornire una data realistica di “pronto per l’allestimento”, e il piano delle attrezzature dovrebbe seguirla.

Obblighi di cantiere in ogni sede

Ogni allestimento è un progetto edilizio a sé. Ai sensi delle Construction (Design and Management) Regulations 2015, la Health and Safety Executive (HSE) spiega che i committenti commerciali devono adottare misure adeguate per la gestione del progetto e concedere tempo e risorse sufficienti a ogni fase. Dove è coinvolta più di un’impresa, devono essere nominati un principal designer e un principal contractor. I progetti che durano più di 30 giorni lavorativi con più di 20 lavoratori contemporaneamente, o che superano i 500 giorni-uomo, devono essere notificati alla HSE.

Un programma di aperture che comprime ogni sede nei tempi più brevi possibili mette sotto pressione tutti questi obblighi. Tempi realistici sono più sicuri oltre che più affidabili.

Raggruppare le sedi in lotti

Dove più sedi aprono nello stesso periodo, raggruppi le loro attrezzature in un unico lotto di produzione.

Coerenza. Le attrezzature realizzate insieme, dallo stesso stock di legno e dallo stesso lotto di finitura, si somigliano di più di elementi realizzati a mesi di distanza.
Efficienza. Un solo ciclo di approvazioni, una sola produzione.
Etichettatura chiara. Ogni elemento viene etichettato con la sede di destinazione, così che le consegne arrivino complete.

I lotti funzionano meglio quando la specifica è identica per tutte le sedi, con eventuali varianti ammesse concordate in anticipo.

Prevedere margini

I programmi edilizi slittano. Un proprietario ritarda la consegna dei locali, un’impresa scopre un problema, un permesso richiede più tempo. Un buon piano di aperture lo prevede.

Un margine tra la data prevista di disponibilità e la consegna, così che un breve ritardo non faccia saltare una consegna.
Un margine tra l’installazione e l’apertura, così che un problema emerso durante l’installazione possa essere risolto.
Date di consegna flessibili concordate con il produttore, così che le attrezzature possano essere trattenute brevemente se una sede è in ritardo.
Una procedura chiara per modificare le date, con un referente designato da ciascuna parte.

Installazione e controlli

L’installazione delle attrezzature Round Fit viene organizzata tramite partner di distribuzione locali, che valutano la parete prima del fissaggio degli elementi a parete. Usi la stessa checklist di installazione in ogni sede, così che ogni studio venga allestito allo stesso modo.

Dopo l’installazione, controlli tutto prima dell’apertura. Le indicazioni della HSE sull’ispezione delle attrezzature di lavoro affermano che, quando la sicurezza dipende dall’installazione, le attrezzature dovrebbero essere ispezionate dopo l’installazione e prima del primo utilizzo, e il risultato registrato. Ogni pezzo Round Fit viene collaudato prima di lasciare il laboratorio, ma un controllo in loco resta indispensabile.

Un cronoprogramma delle aperture

Tenga un solo cronoprogramma per l’intero programma, con una riga per ogni sede che indichi:

Data di apertura.
Data di disponibilità per l’allestimento.
Ultima data utile per confermare l’ordine.
Data di approvazione.
Lotto di produzione.
Data di consegna.
Data di installazione.
Stato ed eventuali rischi.

Lo esamini regolarmente con il team di progetto e il produttore, e lo aggiorni non appena una data si sposta.

Pagamento e approvazioni

Il pagamento avviene di norma per il 50% all’avvio della produzione e per il 50% alla spedizione. Si assicuri che l’approvazione del budget per ogni lotto sia ottenuta prima della data di conferma dell’ordine, così che l’amministrazione non diventi la causa di un ritardo.

Scopra le nostre soluzioni per catene e franchising. Ci invii il suo cronoprogramma e pianificheremo produzione e consegna a ritroso da ogni data di apertura.