Abrir un estudio es un proyecto. Abrir cinco o diez en un año es un programa. Cada centro tiene su propio edificio, su propietario, su contratista y su fecha de apertura, y cada uno depende de que el equipamiento llegue en el momento justo. Un retraso en un centro puede repercutir en el siguiente si el plan es demasiado ajustado, y el equipamiento que llega demasiado pronto tiene que guardarse en algún sitio.
Este artículo propone una forma práctica de planificar el equipamiento de una implantación en varios centros, desde la fecha de apertura hasta la fecha de pedido, y de incorporar la flexibilidad suficiente para afrontar los retrasos que tiene todo programa de obra.
Planifique cada centro hacia atrás
Para cada centro, empiece por la fecha de apertura y trabaje hacia atrás.
- Fecha de apertura. El día en que llegan los clientes.
- Formación del personal y apertura suave. Normalmente entre unos días y una semana antes.
- Instalación, revisiones y remates. Tiempo para instalar, inspeccionar y corregir pequeños problemas.
- Entrega. El equipamiento en el local una vez que la sala está lista.
- Producción. El plazo de fabricación de las colecciones encargadas.
- Aprobaciones. Planos, colores y cualquier variación específica del centro, aprobados.
La fecha al final de esa cadena es la fecha límite para confirmar el pedido. Si se pasa, la fecha de apertura corre peligro.
En Round Fit, el equipamiento de Pilates suele tardar de cuatro a seis semanas en fabricarse, y las demás colecciones de seis a ocho semanas, según el proyecto. Esos plazos empiezan a contar desde la aprobación, así que la fase de aprobación necesita su propio margen.
Sepa cuándo está realmente lista la sala
El equipamiento debería llegar cuando la sala esté terminada, no mientras los oficios siguen trabajando.
- Suelos colocados y curados.
- Paredes terminadas, con los refuerzos para el equipamiento mural ya colocados.
- Electricidad y datos para la recepción, las taquillas y las pantallas instalados.
- Trabajos húmedos terminados. Las soleras y los enlucidos nuevos liberan humedad al secarse. El Wood Handbook del Forest Products Laboratory de Estados Unidos explica que la madera absorbe humedad del aire que la rodea y se hincha al hacerlo, por lo que lo mejor es instalar el equipamiento de madera cuando la sala se haya secado hasta sus condiciones normales.
El contratista de cada centro debería dar una fecha realista de «listo para el equipamiento», y el plan de equipamiento debería seguirla.
Obligaciones de obra en cada centro
Cada acondicionamiento es un proyecto de obra en sí mismo. En virtud de las Construction (Design and Management) Regulations 2015, el Health and Safety Executive del Reino Unido explica que los clientes comerciales deben adoptar disposiciones adecuadas para gestionar el proyecto y prever tiempo y recursos suficientes para cada fase. Cuando interviene más de un contratista, deben nombrarse un diseñador principal y un contratista principal. Los proyectos que duran más de 30 días laborables con más de 20 trabajadores a la vez, o que superan las 500 jornadas-persona, deben notificarse al HSE.
Una implantación que comprime cada centro al programa más corto posible somete a presión todas estas obligaciones. Los calendarios realistas son más seguros además de más fiables.
Agrupe los centros en lotes
Cuando varios centros abren en el mismo periodo, agrupe su equipamiento en un único lote de producción.
- Coherencia. El equipamiento fabricado a la vez, con la misma partida de madera y el mismo lote de acabado, coincide mejor que las piezas fabricadas con meses de diferencia.
- Eficiencia. Un solo juego de aprobaciones, una sola tirada de producción.
- Etiquetado claro. Cada pieza se etiqueta con su centro de destino, para que las entregas lleguen completas.
Los lotes funcionan mejor cuando la especificación es idéntica en todos los centros, con las variaciones permitidas acordadas de antemano.
Incorpore márgenes
Los programas de obra se retrasan. Un propietario aplaza la entrega del local, un contratista encuentra un problema, un permiso tarda más. Un buen plan de implantación cuenta con ello.
- Un margen entre la fecha prevista de sala lista y la entrega, para que un retraso breve no haga perder una entrega.
- Un margen entre la instalación y la apertura, para poder corregir un problema detectado durante la instalación.
- Fechas de entrega flexibles acordadas con el fabricante, para poder retener brevemente el equipamiento si un centro va con retraso.
- Un procedimiento claro para cambiar fechas, con una persona de contacto designada en cada parte.
Instalación y revisiones
La instalación del equipamiento de Round Fit se organiza a través de socios de distribución locales, que evalúan la pared antes de fijar las piezas murales. Use la misma lista de comprobación de instalación en todos los centros, para que cada estudio quede preparado de la misma manera.
Después de la instalación, revíselo todo antes de abrir. La guía del Health and Safety Executive sobre la inspección de equipos de trabajo indica que, cuando la seguridad depende de la instalación, el equipo debe inspeccionarse después de instalarse y antes del primer uso, y el resultado debe registrarse. Cada pieza de Round Fit se prueba antes de salir del taller, pero una revisión en el local sigue siendo imprescindible.
Un calendario de implantación
Mantenga un único calendario para todo el programa, con una línea por centro que muestre:
- Fecha de apertura.
- Fecha de listo para el equipamiento.
- Fecha límite de confirmación del pedido.
- Fecha de aprobación.
- Lote de producción.
- Fecha de entrega.
- Fecha de instalación.
- Estado y riesgos.
Revíselo con regularidad con el equipo del proyecto y el fabricante, y actualícelo en cuanto se mueva una fecha.
Pago y aprobaciones
El pago suele ser del 50 % al inicio de la producción y del 50 % en el envío. Asegúrese de que la aprobación del presupuesto de cada lote esté lista antes de la fecha de confirmación del pedido, para que las finanzas no se conviertan en la causa de un retraso.
Consulte nuestras soluciones para cadenas y franquicias. Envíenos su calendario y planificaremos la producción y la entrega hacia atrás desde cada fecha de apertura.
