Ouvrir un studio est un projet. En ouvrir cinq ou dix en un an est un programme. Chaque site a son bâtiment, son bailleur, son entreprise de travaux et sa date d’ouverture, et chacun dépend d’un équipement qui arrive au bon moment. Un retard sur un site peut se répercuter sur le suivant si le plan est trop serré, et un équipement qui arrive trop tôt doit être stocké quelque part.
Cet article présente une façon pratique de planifier l’équipement d’un déploiement multisite, de la date d’ouverture jusqu’à la date de commande, et d’y intégrer assez de souplesse pour absorber les retards que connaît tout chantier.
Planifier chaque site à rebours
Pour chaque site, partez de la date d’ouverture et remontez.
- La date d’ouverture. Le jour où les clients arrivent.
- La formation du personnel et l’ouverture à blanc. Généralement quelques jours à une semaine avant.
- Pose, contrôles et levée des réserves. Le temps de poser, d’inspecter et de corriger les petits défauts.
- La livraison. L’équipement sur place une fois la salle prête.
- La fabrication. Le délai des collections commandées.
- Les validations. Plans, couleurs et éventuelles variantes propres au site approuvés.
La date au bout de cette chaîne est la date limite de confirmation de la commande. Si elle est dépassée, la date d’ouverture est menacée.
Chez Round Fit, l’équipement de Pilates demande généralement quatre à six semaines de fabrication, et les autres collections généralement six à huit semaines, selon le projet. Ces délais courent à partir de la validation : l’étape de validation demande donc sa propre marge.
Savoir quand la salle est vraiment prête
L’équipement doit arriver une fois la salle terminée, et non pendant que les corps de métier travaillent encore.
- Les sols posés et secs.
- Les murs terminés, avec les renforts en place pour l’équipement mural.
- L’électricité et le réseau installés pour l’accueil, les casiers et les écrans.
- Les travaux humides terminés. Les chapes et les enduits neufs libèrent de l’humidité en séchant. Le Wood Handbook du Forest Products Laboratory américain explique que le bois absorbe l’humidité de l’air ambiant et gonfle en conséquence : il vaut donc mieux poser l’équipement en bois une fois la salle revenue à ses conditions normales.
L’entreprise de chaque site doit donner une date réaliste de « prêt pour l’aménagement », et le plan d’équipement doit la suivre.
Les obligations de chantier sur chaque site
Chaque aménagement est un projet de construction à part entière. Au titre des Construction (Design and Management) Regulations 2015, le Health and Safety Executive explique que les maîtres d’ouvrage commerciaux doivent prendre des dispositions adaptées pour gérer le projet et prévoir assez de temps et de ressources pour chaque étape. Lorsque plus d’une entreprise intervient, un concepteur principal et une entreprise principale doivent être désignés. Les projets de plus de 30 jours ouvrés avec plus de 20 travailleurs en même temps, ou dépassant 500 jours-personnes, doivent être déclarés au HSE.
Un déploiement qui comprime chaque site dans le calendrier le plus court possible met toutes ces obligations sous pression. Des délais réalistes sont plus sûrs autant que plus fiables.
Regrouper les sites par lots
Lorsque plusieurs sites ouvrent sur la même période, regroupez leur équipement en un seul lot de fabrication.
- La cohérence. Un équipement fabriqué ensemble, à partir du même stock de bois et du même lot de finition, s’accorde mieux que des pièces fabriquées à des mois d’intervalle.
- L’efficacité. Une seule série de validations, une seule fabrication.
- Un étiquetage clair. Chaque pièce est étiquetée pour son site de destination, pour que les livraisons arrivent complètes.
Les lots fonctionnent le mieux lorsque la prescription est identique d’un site à l’autre, avec d’éventuelles variantes autorisées convenues à l’avance.
Prévoir des marges
Les chantiers prennent du retard. Un bailleur retarde la remise des locaux, une entreprise découvre un problème, une autorisation tarde. Un bon plan de déploiement s’y attend.
- Une marge entre la date de disponibilité prévue et la livraison, pour qu’un court retard ne fasse pas manquer une livraison.
- Une marge entre la pose et l’ouverture, pour pouvoir corriger un problème découvert pendant la pose.
- Des dates de livraison souples convenues avec le fabricant, pour que l’équipement puisse être brièvement retenu si un site est en retard.
- Une procédure claire pour modifier les dates, avec un interlocuteur désigné de chaque côté.
Pose et contrôles
La pose de l’équipement Round Fit est organisée par l’intermédiaire de partenaires de distribution locaux, qui évaluent le mur avant la fixation des pièces murales. Utilisez la même liste de contrôle de pose sur chaque site, pour que chaque studio soit installé de la même façon.
Après la pose, contrôlez tout avant l’ouverture. Les recommandations du Health and Safety Executive sur l’inspection des équipements de travail indiquent que, lorsque la sécurité dépend de la pose, l’équipement doit être inspecté après la pose et avant la première utilisation, et le résultat consigné. Chaque pièce Round Fit est testée avant de quitter l’atelier, mais un contrôle sur place reste indispensable.
Un planning de déploiement
Tenez un seul planning pour tout le programme, avec une ligne par site indiquant :
- La date d’ouverture.
- La date de prêt pour l’aménagement.
- La date limite de confirmation de commande.
- La date de validation.
- Le lot de fabrication.
- La date de livraison.
- La date de pose.
- L’état d’avancement et les éventuels risques.
Passez-le régulièrement en revue avec l’équipe projet et le fabricant, et mettez-le à jour dès qu’une date bouge.
Paiement et validations
Le paiement se fait généralement à 50 % au lancement de la fabrication et à 50 % à l’expédition. Assurez-vous que la validation budgétaire de chaque lot est acquise avant la date de confirmation de commande, pour que la finance ne devienne pas la cause d’un retard.
Découvrez nos solutions pour les chaînes et franchises. Envoyez-nous votre planning et nous planifierons la fabrication et la livraison à rebours à partir de chaque date d’ouverture.
